Jól gazdálkodni az idővel akkor sem könnyű feladat, ha alkalmazottként a főnökünk osztja ki napi teendőinket. Hát még akkor, ha esetleg otthonról dolgozunk és/vagy saját vállalkozást vezetünk.
Mindenkinek ismerős lehet az érzés, amikor nagyon meg kellene csinálni valamit, de egyszerűen képtelenek vagyunk egyről a kettőre jutni. Mindig eszünkbe jut valami sokkal-sokkal fontosabb – mondjuk mosogatás, teregetés, porszívózás -, amit csinálni kellene helyette.
Bár az ember alapvetően azt gondolná, hogy ha az egész napunkkal mi magunk rendelkezünk, több dolgot tudunk véghezvinni, mintha nyolc órában a felettesünk utasítgatna minket, ez mégsem egészen így van. Pontosabban csak akkor lehet igaz a fentebbi állítás, ha tudatosan gazdálkodunk a rendelkezésre álló idővel – mondja Horváth Márton, a Crudus Solutions ügyvezetője.
– Az úgynevezett időmenedzsment olyan módszertan, ami segít megvalósítani terveinket, álmainkat. Mindezt ne egy pontról pontra rögzített technikaként képzeljük el. Millió egy megoldás létezik, amivel hatékonyabbá tehetjük a munkánkat – így a szakember.
Az első és legfontosabb dolog, hogy meghatározzuk mit szeretnénk elérni, mi a célunk. Szeretnénk egy vállalkozást? Jó, de pontosan milyet? Miért? Ki lesz a célközönség? és így tovább. Ha ugyanis mi magunk sem tudjuk, hogy valójában mit akarunk, akkor az időnket sem tudjuk beosztani.
A második lépés, hogy feláldozunk a napunkból vagy hetünkből néhány olyan tevékenységet, ami nem annyira fontos.
– Egy kollégám mondta egyszer nekem, hogy azzal tudott rengeteget javítani az időhatékonyságán, hogy már reggel kijelentkezett a Facebook-oldaláról. Azaz, nem látogatott fel napi 18-20 alkalommal a közösségi oldalára – meséli Horváth Márton.
Ez is bizonyítja, hogy nem kell feltétlenül nagy dolgokról lemondanunk, inkább az olyan napi „időrabló” tevékenységeket kell kiiktatni, amik nem szolgálják a céljainkat. Ilyenkor persze felmerülhet a kérdés, hogy mikor kell mégis szünetet tartani a folyamatos munkában, hiszen világos, hogy bizonyos időközönként muszáj megállni pihenni. A szakember azt tanácsolja, hogy amikor úgy érezzük, „még kellene egy kicsit csinálni, most nem kéne abbahagyni”, akkor álljunk meg, és szusszanjunk pár percet, mert ilyenkor valószínűleg már nem vagyunk hatékonyak.
[note note_color=”#ff9566″]
Az egészség és a hatékonyság szoros összefüggésben áll egymással. A napi kétszeri evés, amikor valószínűleg degeszre esszük magunkat, mert már farkaséhesek vagyunk, nagyon nem tesz jót az eredményes munkavégzésnek. Hiszen tele hassal nem tudunk koncentrálni. Ugyanez igaz az alváshiányra: ha hosszú ideig folyamatosan kizsigereljük a szervezetünket, akkor nem leszünk produktívak.[/note]
Nos, ha meghatároztuk a céljainkat és kiiktattuk az időrablókat, jöhet a tervezés – folytatja a Crudus Solutions ügyvezetője. Vásároljunk egy jó határidőnaplót, vagy használjuk a szuper telefonos alkalmazásokat, és osszuk idősávokra az időnket, találjuk ki, hogy mikor pontosan mit fogunk csinálni. Minden hétnek és minden napnak az elején határozzuk meg, hogy mit szeretnénk megvalósítani, és állítsunk fel egy fontossági sorrendet, majd folyamatosan pipáljuk ki, ha valamivel végeztünk.
Mindez persze nem hangzik túl bonyolultnak, ám csak akkor lehet eredményes a módszer, ha ezentúl úgy kezeljük a határidőnaplónkat, mintha a főnökünk volna.
