A konferencia helyszínén rengeteg múlik, hiszen hiába profik az előadók és a programok, ha a rendezvény körülményei nem felelnek meg a célközönséged elvárásainak. Hogyan válaszd ki a céljaidnak maradéktalanul megfelelő konferenciahelyszínt? Mutatjuk!
1. Válassz könnyen megközelíthető helyszínt!
Nem mindegy, hogy a résztvevőknek több száz kilométert kell utazniuk, vagy akár 30 perc alatt is odaérhetnek a rendezvény helyszínére. A konferenciaszervezés során érdemes olyan helyet választanod, amely a résztvevők többsége számára nem elérhetetlen távolságban található. Célszerű az autópályához közeli helyszín mellett letenni a voksot, hogy még a távolról érkezők is egyszerűen eljussanak az eseményedre, és ne kelljen hosszú ideig bolyonganiuk a környéken.
Mérd fel, honnan érkeznek majd a potenciális résztvevők!
- Egy gyorsan kitölthető, rövid kérdőív összeállításával hamar kiderítheted, hogy milyen messziről jönnének az érdeklődők. Ha Magyarországon tervezel konferenciát lebonyolítani, akkor egy budapesti helyszínnel nem lőhetsz mellé, hiszen így még az ország két legtávolabbi végéről érkezőknek is kb. ugyanolyan távolságot kell megtenniük a részvételhez.
2. Dönts kellően nagy konferenciaterem mellett!
Egy túlzsúfolt teremben rendkívül kényelmetlen végigszenvedni az előadásokat, ezért a résztvevők kényelme érdekében válassz olyan helyszínt, ahol nem kell egymás hegyén-hátán ülniük a nézőknek. Szabadtéri konferencia esetén szintén tanácsos a tágasabb helyek közül válogatnod, hogy a székek és az asztalok, illetve a különböző standok is bőven elférjenek.
Először is tanácsos felmérni, hogy kb. mennyi résztvevőre számíthatsz majd az eseményen. Inkább becsüld túl egy kicsit a létszámot, mintsem alá, hiszen kevés kellemetlenebb dolog van a konferenciszervezés területén annál, mint amikor az embereknek szinte heringekként kell egymás mellett valahogyan elférniük.
3. Vedd számításba a technikai lehetőségeket!
Ha nem szeretnél önállóan gondoskodni a projektorok és a mikrofonok, illetve a hangszórók és az egyéb technikai berendezések bérléséről és szállításáról, ellenőrizd alaposan a kiszemelt helyszín adottságait. Azonban ne elégedj meg annyival, hogy minden szükséges eszközzel rendelkeznek – győződj meg a minőségükről is.
Hívd fel bátran az adott helyszínt, és érdeklődj a technikai felszereléssel kapcsolatban. Ha valamiben hiányt szenvednek, vagy éppen túl kicsi a projektor, azt már különállóan is könnyedén megoldhatod. A lényeg, hogy soha ne bízd a véletlenre a technika színvonalát, hiszen egy recsegő-ropogó hangszóró, vagy egy torz hangot közvetítő mikrofon teljes mértékben tönkreteheti az előadásod, ráadásul a presztízseden is jelentős csorba eshet.
4. Hasonlítsd össze a különböző helyszínek árait!
Írj össze egy listát a szimpatikus helyszínekről, és kérj tőlük árajánlatot. Így már konkrét számok alapján választhatsz, és eldöntheted, hogy megéri-e jóval borsosabb árat fizetni egyik vagy másik helyszínért. Érdemes utánanézni annak is, hogy az adott helyszín biztosít-e étkezést a résztvevőknek, hiszen az ételek és italok költségének terén is számottevő különbségekre bukkanhatsz.
5. Kérd konferenciaszervező csapat segítségét!
A széles körű kapcsolatrendszerrel rendelkező rendezvényszervezők akár kapásból tökéletes helyszínt tudnak ajánlani számodra. Persze első lépésként mindig részletesen feltérképezik a céljaidat, illetve a közönségeddel kapcsolatos fontos tudnivalókat is. Egy szakértői csapat pedig olyan részletekre is felhívhatja a figyelmed, amelyekre még nem is gondoltál, de jelentősen hozzájárulhatnak a sikerhez.
Ha megfogadod a fenti 5 tanácsot, már jelentős lépést teszel a sikeres konferencia lebonyolítása felé. Ne sajnálj időt és energiát fordítani a tökéletes konferencia helyszín megtalálására, hiszen a közönséged annak színvonalával fog téged is azonosítani. Inkább járj utána mindennek alapos részletességgel, és semmit ne bízz a véletlenre. Ha pedig egyáltalán nem szeretnél kockáztatni, kérd ki profi rendezvényszervezők véleményét is, hogy biztosan a lehető legjobb helyszín mellett dönthess!
(x)
