Jó lenne, ha mindenki felelősségteljesen figyelné a számlák fizetési határidejét, legalább táblázatban rögzítené az ezzel kapcsolatos teendőket. Sajnos előfordul, hogy az ügyvitel nem megy ennyire flottul, a teendők felhalmozódnak és sokszor elfelejtődnek a kifizetések.
Vállalatirányítási rendszer
Egy jól felépített program használatával, amilyen például a D4S vállalatirányítási rendszere, megkönnyíthetjük cégünk dolgát. Letisztulttá, átláthatóvá és nyomon követhetővé válik minden partnerünkkel az együttműködés. A programhoz nemrégiben új funkciókat is fejlesztettek, amelyből az egyik a hitelkeret-figyelés.
Hitelkeret-figyelés
A hitelkeret használata opcionális. Ha beállítunk egy összeget a partnerhez, akkor addig a határig nem jelez a rendszer a lejárt számlákkal kapcsolatban, még akkor sem, ha mi állítunk számlát ugyanannak az ügyfélnek.
Több opció közül is választhatunk, hogy mit tegyen a program, ha az ügyfél elérte a rendelkezésre álló hitelkeretet: az egyik az, hogy rendszerüzenetet kap, hogy túllépte a keretet, de akár le is lehet tiltani az újabb számla kiállításának lehetőségét. Azonnali fizetés esetén engedni fogja a program a számla kiállítását, mert feltételezhető, hogy az összeg ténylegesen megérkezik.
További lehetőség, hogy a manuális rendelés készítése során is képes a vállalatirányítási rendszer arra, hogy a kimerülő hitelkeretről értesítést küldjön.
Hátralék
Hátralékot is be tudunk állítani minden ügyfél esetében. Ha a partner nem fizetett időben és elkezdenek gyűlni a lejárt számlák, akkor e-mail vagy belső értesítés útján hírt kapunk róla.
Ha úgy ítéljük meg, akkor a számla lejártához képest adhatunk meg haladékot és amikor ezek a plusz napok letelnek, akkor kerül be a számla összege a hátralékba.
Hitelkeret funkció célja
A hitelkeret funkció és maga a vállalatirányítási rendszer azért hasznos, mert nem engedi (ha úgy állítjuk be), hogy egy-egy ügyfél túlságosan nagy értékű, be nem fizetett számlát halmozzon fel.
Ha csak a figyelmeztetést választjuk, akkor ki tudunk számára számlát állítani, de értesítést kapunk róla, hogy figyeljük oda erre a partnerünkre, ha a tiltást választjuk, akkor pedig addig nem tudunk számlázni, amíg a ki nem fizetett számlák ellenértékét meg nem téríti.
Egyéb újítások
A program további újításai közé tartozik még a telephely szerinti kontrolling kimutatások, az automatikus pénztári és banki bizonylattömbök beállítása (ugyanis a programmal mind manuálisan mind számlából létre lehet hozni pénztárbizonylatot is), a NAV-os szállítói számlák módosítása, valamint bővült a kereső szolgáltatás is, a termékeket raktári mozgás és gyártási bizonylat alapján könnyebben meg lehet találni.
Minél nagyobb a vállalkozásunk, annál fontosabb, hogy alkalmazzunk vállalatirányítási szoftvert, amely teljeskörűen lefedi az ügyfélhálót és elősegíti az ügyvitelt.
