Archiválás során a fő célunk, hogy összegyűjtsük és elpakoljuk azokat a dokumentumokat, amelyekre bár még szükség lehet, már nincsenek napi használatban, így nem feltétlenül kell őket a közvetlen közelünkben tartani. Bővebben: 3 szuper eszköz a hatékony archiváláshoz
Tartson velünk, és nézzük meg, milyen kiegészítők segítségével tehetjük igazán hatékonnyá ezt a folyamatot!
Gyors eljárás archiválódoboz segítségével
Ha sikerült összegyűjtenünk a feleslegessé vált iratokat, következő lépésként gondoskodnunk kell a tárolásukról. Erre egyszerű és környezetbarát megoldást nyújthatnak az Ápisznál kapható archiváló kartondobozok, amelyeket másodpercek alatt össze lehet hajtogatni, ezzel rengeteg időt megtakarítva.
Ezek az elemek amellett, hogy 100%-ban újrahasznosíthatók, egyébként is 100% újrahasznosított anyagból készülnek, így kiváló segítőtársaink lehetnek, amennyiben fontos számunkra a zöld szemlélet.
Amennyiben pedig erősebb, strapabíróbb tárolóelemre van szükségünk, beszerezhetünk úgynevezett tárolókonténereket is, amelyek nagyobb méretekben is elérhetők. Kialakításuknak köszönhetően akár 4-5 db doboz is elhelyezhető bennük, illetve a konténerek egymásra pakolása sem fog gondot jelenteni.
Irataink védelme genothermmel
Léteznek olyan fontosabb szerződések és egyéb mellékletek, amelyeket hosszabb távon is védeni szeretnénk az esetleges szennyeződésektől. Jó megoldás lehet genothermbe helyezni ezeket a papírlapokat, hiszen így nem kell tartanunk a pakolás során keletkezett gyűrődésektől sem.
A genotherm további előnye, hogy segítségével lefűzhetővé válnak a dokumentumaink anélkül, hogy ki kellene lyukasztanunk őket. Ez szintén nagy előnynek számít, ha olyan tételekről beszélünk, amelyeknek nem szabad sérülnie.
Rendszerezés gyűrűs dossziékba
Ha nem szeretnénk a fontos dokumentumainkat ömlesztve elhelyezni az archiválódobozokba, ezt megelőzően lefűzhetjük őket egy gyűrűs dossziéba is. Ennek az eszköznek az előnye, hogy segítségével kisebb csoportokra oszthatjuk a tárolandó iratokat, ezt követően pedig az oldalukon fel is címkézhetjük őket.
Amennyiben olyan szerződésekkel van dolgunk, amelyeket nem szeretnénk kilyukasztani, használhatjuk az előző pontban említett genothermet is, kombinálva a gyűrűs dossziénkkal. Ez a párosítás pedig már extra védelmet jelent.
Az irodai rendszerezés során kulcsfontosságú az archiválás módja, hiszen egy esetleges ellenőrzés, audit esetén akár pár óra alatt kell előteremtenünk fontos iratokat, számlákat akár több évre visszamenőleg. Készüljünk fel az ilyen esetekre, és rendszerezzük átláthatóan az anyagainkat!
Mivel az archiválás maga pedig hosszadalmas folyamat lehet, ezért amennyire csak lehet, könnyítsük meg a saját dolgunkat, és szerezzük be a megfelelő eszközöket ehhez a tevékenységhez.
(x)
