Ha meg kellene mondani, hogy egy nap alatt mennyi e-mailt váltunk, akkor legtöbben gondban lennénk. Írunk a barátainknak, hivatalos ügyekben, de elektronikusan pályázunk az állásokra is. Ehhez mérten pedig változnak a szabályok. Mi néhány általános tudnivalóra hívnánk fel a figyelmed, amit mindenfajta levelezésben használhatsz.
Tudnod kell, hogy akár egy rövid, rosszul megfogalmazott üzenet is okozhat később fejtörést, ezért érdemes odafigyelni mit és hogyan írsz le! Akár tetszik, akár nem, elküldött leveleid árulkodnak rólad. Ha szeretnél magadról pozitív képet kialakítani, van pár dolog, amire érdemes odafigyelned.
1. Jól válaszd meg a levél tárgyát!
Ne felejtsd el kitölteni ezt a mezőt, mert azzal jelentősen növeled az esélyét az üzeneted megnyitásának, nem beszélve arról, hogy nélküle könnyen kerülhetnek soraid a kukába vagy a spamek közé. Írj néhány szót, ami összefoglalja a tartalmat, amely megkönnyíti a későbbiekben a beszélgetés előkeresését is.
2. Figyelj a hangnemre!
Az elektronikus levelezés kevésbé tűnik kötöttnek, azonban tévedés azt feltételezni, hogy minden esetben megfelelő a kötetlen, baráti hangnem. Első kapcsolatfelvétel során kövesd a hivatalosabb formákat. Törekedj az egyszerű, egyértelmű megfogalmazásokra és a jó helyesírásra. Ne használj túl sok írásjeleket, és kerüld a nagybetűket. Érdemes jelölni, ha mobileszközről válaszolsz, mert így a nagyon tömör válasz is belefér.
3. Ne feledkezz meg a megszólításról és az elköszönésről!
Ahogy a rendes levélváltás során, az e-maileknél is fontos a megfelelő megszólítás. A hivatalos levelekben a megszólítás végére felkiáltójel dukál, de magánlevelekben vesszőt használhatunk. Ez nem az angol levelezés miatt van így, a helyesírás szabályai is rendelkeznek róla. Az első levélváltás esetén mindenképp Tisztelt Hölgyem/Uram a helyes formátum, a Kedves megszólítást a személyes találkozásig, illetve a közvetlenebb kapcsolat kialakulásig hanyagoljuk. Ha a másik fél a válasznál keresztnevével írja alá a levelet, akkor a következő üzenetben már elég, ha így köszöntöd.
4. Élj a hatékony és gyors kommunikáció erejével!
Kerüld a hosszú, egybefüggő szöveget, mert azt nehezen olvassák el. Legyél lényegre törő, használj felsorolásokat és tagolást. Ha komolyabb, vagy részletesebb témában szeretnéd elmondani gondolataid, vagy kérnéd ki a másik véleményét, akkor inkább vedd fel a telefont és tárcsázz.
5. Óvatosan a hangulatokkal
Sokszor pillanatnyi érzelmeket is át akarunk adni a címzettnek, ehhez azonban a szöveget néha kevésnek érezzük, ezért a végére odabiggyesztünk egy mosolygós vagy éppen szomorú szmájlit. Néha segíthet elkerülni a félreértéseket egy odabiggyesztett hangulatjel, azonban bánj velük takarékosan. Hivatalos üzeneteknél tanácsos kerülni őket, a személyes hangú levélben azonban kedvesen jópofák lehetnek.
6. Használd tudatosan a jelöléseket!
A reklámüzenetek, céges levélváltások és baráti sorok kavalkádjában néha nehéz fejben tartani, hogy melyiket olvastad már, kinek válaszoltál és esetleg kitől vársz éppen visszajelzést. Hogy ne maradjon egy párbeszéd sem függőben, használd a jelölési lehetőségeket. Hozz létre témához kapcsolódó címkéket, jelöld magadnak csillaggal a fontos e-maileket, illetve indokoltan használd a kategóriajelzőket (olvasottság-visszaigazolás, fontosságjelző) is.
7. Másolat, titkos másolat – melyik mikor?
A CC (másolat) tájékoztató és kontroll célokat szolgál, míg a BCC (titkos másolat) a kör üzeneteknél nagyon hasznos funkció. Tartsd szem előtt, hogy más elérhetőségét csak indokolt esetben oszthatod meg mással. Vagyis gondold meg, hogy mely üzeneteket továbbítod több címzettnek.
8. Ismerd a határaid!
Több MB-os anyagot ne csatolj, mert azt a levelezőrendszerek nem tudják kezelni. Használd az ingyenes fájlmegosztókat, képeid és videóid oszd meg felhőn (Dropbox, Google Drive)!
