A megbeszélések nagyon könnyedén felesleges időpazarlássá válhatnak, sőt sokak szemében a két dolog ugyanazt jelenti. Mivel viszont a meetingekre többnyire szükség van, nem árt megnézni, hogy lehet megoldani azt, hogy egy 90 perces unalmas, lélekölő és agytompító üldögélés helyett egy hatékony, produktív és hasznos tanácskozást tudj megtartani, ami mindössze 15 percet vesz el a munkaidőből. Ehhez Phil La Duke, az entrepreneur.com szerzője 5 tippet ajánl:
1. Írj ki rövid megbeszélést!
Hol van az megírva, hogy egy megbeszéléshez egy óra kell? Vagy kettő? Vagy még több, de azt talán senki nem gondolhatja komolyan… Jó módszer a tárgyalás lerövidítésére az, ha már alapból csak félórát hirdetsz meg, így kevesebb értékes idő fecsérlődik el, és a lényegre kerül a hangsúly.
2. Legyen egyértelmű a téma, és a munkatársak is legyenek képben!
Nagyon gyakran előfordul az, hogy úgy megyünk be a megbeszélésre, hogy nem tudjuk pontosan mit is kell megbeszélni. Hogy ne menjen idő azzal, hogy ezt tisztázzuk, egyértelműen fogalmazd meg miről kell beszélni és mi is fog történni, amikor beütemezed a meetinget, így egyből a dolgok közepébe tudsz majd csapni.
3. Kezdj és végezz időben!
Ne büntessük azokat, akik pontosak! Ha valaki nem ér oda a megbeszélt időre, akkor kezdjetek nélküle. Jó trükk arra, hogy mindenkit időbe beterelj a tárgyalóba, ha egy rendhagyó időpontot adsz meg (pl. 9:00 helyett 9:07), így a munkatársak tudatosan, vagy tudat alatt, de jobban oda fognak figyelni, hogy ott legyenek kezdésre.
4. Ne adj teret a Parkinson-hatásnak!
Parkinson-hatásnak nevezzük azt a jelenséget, amikor egy bizonyos feladat elhúzódik csak azért, hogy kitöltse a neki kijelölt időtartamot. Más szóval, ha 15 percnyi anyag van, amit meg kell vitatni, de ettől függetlenül a megszokott egy órát hirdeted meg, akkor ne lepődj meg, ha azt veszed észre, hogy mégiscsak elment az az egy óra.
5. Maradj a témánál!
Mindenki ismeri azt a munkatársat, akinek szokása úgy magához ragadni a szót, hogy azt aztán nem engedi el. Ezt ne engedjük neki! Amikor valaki olyan dologról kezd el beszélni, ami nincs benne a napirendben, udvariasan hozzuk a tudtára, hogy ha továbbra is a saját témájáról szeretne beszélni, akkor ütemezzen be egy új megbeszélést, hiszen most mással foglalkozunk. Így profi módon válik egyértelművé, hogy ez a Te megbeszélésed, és véghez szeretnéd vinni azokat a célokat, amiért kiírtad.
„A precizitás alapfeltétele a professzionalizmusnak” – vallja Avidor András networking szakértő, a Magyar Networking Szövetség elnöke, és a BNI Magyarország vezetője. „Sokat elmond a vállalkozásról az, hogy a cégvezető hogyan bonyolítja le a megbeszéléseket és tárgyalásokat. A magabiztosság, céltudatosság és a lényegre törés – vagy éppen annak hiánya – ugyanúgy megmutatkozik a mindennapi dolgokban, mint a nagyobb horderejű történések során. A BNI heti rendszerességgel megrendezett üzleti- és csoporttalálkozói során is külön figyelmet fordítunk arra, hogy ne térjünk el a megadott napirendtől és időkorlátoktól, hiszen más esetben könnyen értéket és értelmet veszíthet egy összejövetel.”
